Kontakti: +371 67612334; e-pasts: 4print@4print.lv

5 Veidi kā Dokumentu Pārvaldības Risinājumi piedāvā būtisku ieguldījumu atdevi (ROI)


5 Veidi kā Dokumentu Pārvaldības Risinājumi piedāvā būtisku ROI

Ikreiz, kad jūs investējat, lai samazinātu ikdienas izdevumus, ieguvumi uzkrājas katru dienu - vai jūs liekat jaunu siltumizolāciju mājai, lai samazinātu komunālo pakalpojumu izmaksas, vai ieviešat jaunas tehnoloģijas, kuras palielina uzņēmuma efektivitāti.
Dokumentu pārvaldības risinājumi piedāvā laika un izmaksu ietaupījumus dažādos ikdienas rutīnas darbos. Bet uz ko jums vajadzētu koncentrēties vispirms, lai panāktu vislielāko ieguldījumu atdevi (ROI)? Šeit ir piecas konkrētas jomas, kur dokumentu pārvaldība ļauj jums būtiski ietaupīt:


Lasīt vairāk >>


1. Dokumentu apstrāde un apstiprināšana. Daudzi kopīgi uzdevumi prasa dokumentu apstrādi, un uzlabojot procesus ar dokumentu pārvaldību, tiek būtiski ietekmēta uzņēmuma efektivitāte un finansu rādītāji. Jūs pats variet aprēķināt ietaupīto laiku, vai arī variet izmantot DocuWare dokumentu pārvaldības ROI kalkulatoru.


Pieņemsim, ka jūsu grāmatvedības departaments apstrādā 50 rēķinus dienā un vidēji uz viena papīra dokumenta apstrādi un uzglabāšanu patērē vidēji 3 minūtes. Bez tam, departamentā tiek meklēti pieci vecāki rēķini pēc pieprasījuma, kas vidēji aizņem piecas minūtes vienam dokumentam.


50 Rēķini x 3 minūtes apstrādei/uzglabāšanai = 150 minūtes
5 Rēķini x 5 minūtes dokumenta atrašanai = 25 minūtes
= 2,9 stundas dienā, jeb 66,7 stundas mēnesī, jeb 800 stundas gadā.

Efektīva dokumentu pārvaldības sistēma var samazināt dokumentu uzglabāšanas un atrašanas laiku līdz 30 sekundēm vidēji. Augstāk minētajā piemērā jūs varētu ietaupīt 56 stundas mēnesī vai 670 stundas gadā. Ja jūs ņemsiet vērā vidējās darbinieka izmaksas grāmatvedības departamentā, ātri sapratīsiet, ka šeit ir ievērojamas iespējas būtiski atdevei no ieguldījuma (ROI).
 


2. Reakcija uz klientu un piegādātāju pieprasījumiem. Dažreiz ar rēķiniem nepieciešams veikt papildus darbības, varbūt 5%-10% gadījumu. Iespējams, piegādātājs jums zvana un saka, ka jūs esiet samaksājis nepareizu summu, vai arī klients vēlas zināt - kāpēc rēķinā netika piemērota atlaide. Ja tas notiek uz papīra bāzētos procesos, darbiniekam vajag atrast rēķinu un apskatīt to. Pat ja darbiniekam jāiet līdz blakus kabinetam, lai atrastu dokumentu mapi, tas ir nelietderīgs laika patēriņš. Tad darbiniekam jāatzvana piegādātājam vai klientam, lai atrisinātu problēmu, un visbeidzot, jānoliek rēķins atpakaļ vietā.


Uz papīra bāzētos procesos ir viegli iztērēt 15-20 minūtes, lai atbildētu uz vienu pieprasījumu. Nomainot to ar elektronisko dokumentu vadības sistēmu, dokumentu meklēšanas laiks var tiks samazināts līdz sekundēm un ļauj darbiniekiem atrisināt problēmas, neatejot no telefona un savas darbavietas, tā palīdzot jūsu uzņēmuma sasniegt ievērojamu atdevi no ieguldījuma (ROI).
 


3. Sagatavojot pārdošanas piedāvājumus. Kad pārdošanas darbinieks sagatavo piedāvājumu klientam, viņš bieži strādā ar dažādām piedāvājuma versijām, līdz noslēdz darījumu. Ja jūsu pārdošanas komanda izmanto Microsoft Word, viņiem vispirms - jāmeklē piedāvājuma pēdējā versija.  Pēc tam viņi rediģē dokumentu, sagalabā to ar jaunu nosaukumu un nosūta dokumentu klientam. Šis process ir laikietilpīgs un atņem pārdevējam laiku, neļaujot koncentrēties uz galvenajiem uzdevumiem.


Ja jūsu pārdošanas komandai vajag sagatavot trīs līdz piecas piedāvājuma versijas, lai noslēgtu darījumu, un katras versijas pārskatīšana aizņem vidēji 15 minūtes, tad laika patēriņš ātri pieaug. Ar dokumentu pārvaldības risinājumu ir vienkāršāk un ātrāk atrast jaunāko dokumentu, atvērt to un veikt nepieciešamās izmaiņas. Sistēma automātiski izveido dokumenta jaunu versiju, lai pārdošanas darbiniekiem nebūtu jāuztraucas par faila pārsaukšanu vai saglabāšanu pareizā vietā.



4. Apstrādājot piegādes dokumentus. Kad jūsu uzņēmums piegādā preces klientiem, automašīnas vadītājs dod kientam parakstīt piegādes dokumentus. Lai arī bieži vien šis process tiek veikts elektroniski, daudzi joprojām izmanto papīra piegādes dokumentus. Vadītājs var veikt 10 vai 20 piegādes dienā un dienas beigās atgriež šos piegādes dokumentus. Šajā brīdī galvenā biroja darbinieki pārskata šos dokumentus un uz to pamata izveido un nosūta rēķinus.


Papīra bāzētos procesos piegādes dokumentu pārbaude aizņem daudz laika, meklējot atbilstošos līgumus vai pasūtījumus, izveidojot rēķinus, un, visbeidzot, saliekot kopā piegādes dokumentus un rēķinus uzglabāšanai mapē. Elektoroniska dokumentu pārvaldības sistēma būtiski vienkāršo šo procesu, ietaupot lielu laiku un naudu. Papildus tam, izmantojot mobilās ierīces, vadītājs var skanēt vai nofotografēt piegādes dokumentus un nosūtīt uz galveno biroju pēc katras piegādes, ļaujot jums sagatavot rēķinu klientam daudz ātrāk.



5. Indeksa datu ievadīšana. Ja jūsu uzņēmums saņem rēķinus papīra veidā, to elektroniska apstrāde un indeksēšana ir lielisks veids kā ietaupīt laiku un naudu. Pat ja jūs jau skanējat papīra dokumentus, jums joprojām nepieciešams satvert dažādus datus no dokumenta - piemēram, piegādātāja nosaukums, summa, rēķina numurs un datums. Tā kā rēķini ir dažādi un to forma variē no uzņēmuma uz uzņēmumu, jūs nevariet iestatīt vienkāršu datu atpazīšanas procesu, lai saņemtu datus no konkrētiem rēķina laukiem. Vairumam dokumentu pārvaldības risinājumu ir nepieciešami darbinieki manuālai šo datu ievadīšanai, kas var aizņemt vidēji 1,5 minūtes katram dokumentam.


Dokumentu vadības sistēmās, kuras izmanto inteliģento indeksēšanu, jūs variet "apmācīt" sistēmu analizēt katru rēķinu un automātiski satvert korektus datus. Ja jums jāskanē 50 rēķini dienā, šī sistēma ir spējīga korekti indeksēt un saglabāt vismaz 85% - jums tikai jānospiež "Saglabāt" taustiņš. Tas ievērojami paaugstina efektivitāti - tā vietā, lai patērētu 1,25 stundas katru dienu, ievadot indeksa datus, jūsu darbinieki var samazināt šo laiku līdz 11,25 minūtēm.



Uzņēmumi investē dokumentu vadības risinājumos dažādu iemeslu dēļ - dažiem nepieciešams pārvaldīt pieaugošo darbu apjomu, kamēr citi cenšas samazināt garlaicīgus rutīnas darbus. Ja jūs vēlaties saņemt ievērojamu ROI ar savu risinājumu, sāciet rēķināt savus ietaupījumus šajās piecās jomās un izvēlieties piemērotāko iespēju savam bisnesam.



Vai esiet gatavi rēķināt ROI digitālajai dokumentu pārvaldībai? Apmeklējiet http://www.roi-check.com vai kontaktējieties ar DocuWare bezmaksas konsultācijai un DocuWare demonstrācijai.